Что делать, если сотрудник использует корпоративную карту для личных нужд - «Бизнес»

Какие существуют риски – налоговые и прочие – если сотрудник не отчитался о расходах по корпоративной банковской карте?

Многие работодатели выдают своим сотрудникам для деловых нужд корпоративные банковские карты. Это удобно, но беда в том, что некоторые работники забывают о назначении данного платежного инструмента: начинают тратить деньги организации на свои нужды, не возвращают потраченное, забывают отчитаться о расходах, бесконтрольно снимают наличные и др.

К каким последствиям это может привести? Рассмотрим все три стороны такой ситуации: работника, работодателя и действия банка.

Последствия для работника

Деньги потрачены, а авансовый отчет не представлен в срок, определенный работодателем? И без отчета понятно, что средства израсходованы на личные нужды работника? Возможности организации по возмещению потерь ограничены.

Статья 137 ТК РФ предполагает, что удержать задолженность из заработной платы работника можно, в том числе, чтобы погасить неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, который был выдан в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность.

Работодатель в такой ситуации вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетных средств, но лишь при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если же месячный срок упущен или сотрудник против удержания, остается обратиться в суд, что можно сделать в течение одного года со дня обнаружения причиненного работодателю ущерба (в данном случае в форме неоправданного и безвозвратного использования средств с корпоративной карты).

Отметим, Минфин РФ полагает, что задолженность по подотчетной сумме признается безнадежной через 3 года, применяя общий срок давности, предусмотренный ст. 196 ГК РФ.

Обычно путают «свою личную шерсть с государственной» работники, которые уверены, что взыскивать с них соответствующие суммы никто не будет. Более того, они даже не ожидают, что у них образуется облагаемый НДФЛ доход.

Есть только три варианта в такой ситуации:

1. Отчитаться о тратах и документально их подтвердить.

2. Вернуть средства.

3. Признать их доходом физического лица.

Если надежда на первые два исхода утрачена, встает главный вопрос: на какую дату считать доход полученным работником для целей налогообложения?

Доход, согласно НК РФ – это экономическая выгода, право на распоряжение которой возникло у лица. Таким образом, в налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам сумму надо включить:

- в тот момент, когда простили долг;

- когда задолженность стала безнадежной в силу того, что работодатель утратил право на взыскание (истек срок давности для обращения в суд);

- решение суда оказалось неисполнимо в силу отсутствия у работника имущества, на которое можно обратить взыскание;

- если суд отказал во взыскании.

Простить долг можно в любой момент в одностороннем порядке, для этого достаточно уведомить должника об освобождении от обязанности вернуть средства.

Разумно урегулировать эти вопросы локальным нормативным актом работодателя:

- описать, что подотчетные суммы, в том числе, израсходованные или снятые с корпоративных карт, должны быть закрыты отчетом в установленный работодателем срок или возвращены;

- описать порядок удержания этих сумм, порядок прощения долга (если предполагается), порядок и сроки их включения в доход работника.

Бухгалтеру необходимо удержать НДФЛ, начислить страховые взносы в периоде, когда задолженность превратилась в доход физического лица.

За соответствующий период доход работника отражается в расчете сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) и расчете по страховым взносам.

Если работник все же вернет долг рано или поздно, облагаемого дохода у него не будет, а начисленные НДФЛ и страховые взносы можно будет пересчитать.

Последствия для работодателя

Если бы работник представил авансовый отчет по расходам, оплаченным корпоративной картой, соответствующие суммы можно было бы учесть в составе расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового ответа.

А есть ли у налогоплательщика налога на прибыль возможность учесть сумму списанного или прощенного долга подотчетника в составе убытков в целях налогообложения?

Это зависит от оснований для освобождения работника от возврата потраченных средств:

- Долг прощен – полученный убыток не может быть учтен при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

- Задолженность признана безнадежной – она включается в состав внереализационных убытков соответствующего периода. Здесь важно помнить, что основания для признания задолженности безнадежной в контексте налогового законодательства определены ст. 266 НК РФ: по ней либо истек срок исковой давности, либо долг невозможно взыскать, что подтверждено постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства. За счет резерва по сомнительным долгам рассматриваемую задолженность списать нельзя, поскольку он формируется на иные цели.

- Суд отказал во взыскании долга с работника – такая задолженность не является безнадежной в соответствии со ст. 266 НК РФ и не может быть учтена в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Страховые взносы, начисленные на списанный долг работника как на его доход, можно учесть в расходах в целях налогообложения прибыли в любом случае.

У работодателя, применяющего УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов», к сожалению, возможности учесть убытки нет: статьей 346.16 НК РФ этот вид расходов не предусмотрен, но вышеупомянутые страховые взносы он включает в расходы на общих основаниях.

Как будет реагировать банк

Клиент банка с использованием корпоративных карт может осуществлять только операции, связанные с нуждами организации или ИП. С теми же целями можно снимать наличные.

Положение № 266-П (п. 2.5) предписывает банкам-эмитентам карт определить максимальную сумму наличных денежных средств, которая может выдаваться клиенту (юр. лицу или ИП) в течение одного операционного дня для указанных целей. Дневной лимит должен быть не выше 100 тыс. руб. по всем вместе дебетовым и кредитным картам, выпущенным банком для данного клиента.

Любые подозрительные действия клиента: активное снятие наличных, траты по корпоративным картам, не связанные с бизнес-нуждами, заставляют службу внутреннего контроля банка насторожиться.

Стимулирует ее к этому и Банк России. В Методических рекомендациях о повышении внимания кредитных организаций к операциям клиентов, получающих наличные денежные средства с использованием корпоративных карт, обозначено, что действительными целями операций такого клиента могут являться: легализация (отмывание) доходов, полученных преступным путем, финансирование терроризма и другие противозаконные цели.

Подозрения усиливаются, если:

- снятие наличных денежных средств осуществляется регулярно, как правило, ежедневно или в срок, не превышающий трех-пяти дней со дня поступления денежных средств на счет организации;

- снятие наличных денежных средств осуществляется, как правило, в сумме равной или незначительно меньшей размера дневного лимита;

- снятие наличных денежных средств осуществляется в конце операционного дня с последующим снятием наличных денежных средств в начале следующего операционного дня;

- у клиента имеется нескольких корпоративных карт и с их использованием преимущественно осуществляются операции по получению наличных денежных средств.

При выявлении подобного поведения банкам рекомендовано:

- периодически пересматривать лимит на снятие наличных с корпоративных карт, устанавливая его для совокупности всех корпоративных карт клиента;

- проводить не реже одного раза в неделю мониторинг операций с целью выявления клиентов, совершающих на регулярной основе операции, соответствующие признакам сомнительных операций, и обеспечить повышенное внимание ко всем операциям этих клиентов и их контрагентов;

- направлять в Росфинмониторинг информацию об операциях таких клиентов.

Как видим, описанные действия работников с корпоративными картами способны навредить работодателю, повышая его уровень клиентского риска в глазах банка.

Целесообразно предложить работникам памятку о том, с какой целью им выданы карты, как их надлежит использовать, а чего делать нельзя.