Когда пора нанимать бизнес-ассистента, и как подобрать идеального - «Бизнес»

Как найти подходящего кандидата, который поможет разгрузить вашу голову и освободить время от оперативных задач?

Руководителям компаний приходится решать множество задач, в том числе рутинных, которые могут отнимать силы и драгоценное время. В таких случаях на помощь может прийти бизнес-ассистент — специалист, который помогает руководителю в решении бизнес-задач и облегчает его работу.

Как найти и проверить кандидата на должность ассистента? Какие задачи ему поручать? По каким критериям оценивать эффективность его работы? Редакция Executive.ru задала эти вопросы управленцам.

Когда пора нанимать ассистента

Марина Легостаева, генеральный директор «Актив услуги для бизнеса», эксперт Executive.ru

Решение о бизнес-ассистенте пришло в период, когда задачи стали требовать моего «клонирования». Никому из сотрудников по функционалу не подходят, но кто-то должен их выполнять. Когда фразы типа «вот если бы у меня была еще одна пара рук, то я бы...» стали звучать по 10 раз на дню — стало понятно, что пора.

Найти бизнес-ассистента не проблема, сложнее добиться эффективной работы в тандеме. С ассистентом вы или команда, или работы не получится.

Ассистенту отдаю все задачи, которые могу сформулировать голосом или текстом. Если не формулируется — увы, делаю сама.

Как я понимаю, что ассистент работает хорошо? Субъективно, это эмоция облегчения или дополнительной нагрузки. Мой нынешний ассистент выясняет дважды в день, с чем нужно еще помочь и довольна ли я происходящим. Такой мини-опрос помогает сохранять осознанность и в моменте вносить коррективы. Я очень ценю этот элемент заботы, ведь ассистент освобождает не только мои руки, но и голову.

Константин Зусманович, управляющий партнер экспертной группы «Механика финансов»

Понимание того, что персональный ассистент может быть действительно полезен, пришло вовсе не с мыслью, что я что-то не успеваю или забываю. Ключевым моментом явилось осознание того, что я делаю слишком много работы, для которой не требуется моя квалификация, опыт и знания. А значит, неэффективно трачу свое время и либо не успеваю делать какие-то действительно важные для бизнеса задачи, требующие именно моей квалификации, или недостаточно качественно восстанавливаюсь, и тогда уже может страдать как качество моей работы, так и здоровье.

Задачи персонального ассистента в моем случае могут быть достаточно широкими – от организационных моментов до подготовки предварительных версий документов или поиска и первичной обработки информации, необходимой для качественной аналитики. Соответственно, и требования к такому человеку помимо общей организованности включают некоторые знания предметной области работы нашей команды. Поиск подобного человека – занятие нетривиальное, поскольку необходим «гибрид» между очень организованным «человеком-системой» и начинающим специалистом в области финансового анализа.

Как подбирать ассистента

Елена Дорофеева, советник СЕО по развитию бизнеса, эксперт Executive.ru

Для меня цель была сразу – найти не просто ассистента, а человека, который будет рядом постоянно, сможет работать единой командой с первого дня. Я не стала тратить время на самостоятельное размещение вакансии. Если есть специалисты, узко заточенные на поиск конкретно ассистентов по вашему требованию, то они выполнят эту задачу быстрее и эффективнее, а мое время будет направлено на решение параллельных задач. Такой специалист был найден, и он взял на себя полностью весь цикл задач.

Изначально вакансия была составлена достаточно стандартно, с типовыми требованиями. Я получила несколько кандидатов на проведение итогового собеседования. По резюме действительно все не только соответствовали вакансии, но даже имели несколько навыков, превышающих ожидания. Но мой полный восторг от предвкушения мук выбора – «все настолько хороши, даже не знаю на ком остановиться» – разбился о реальность. Кандидаты при очном собеседовании разочаровали: ответы на вопросы показали очень поверхностные знания.

Тогда я изменила подход. Перестала рассчитывать, что кто-то «угадает» кто мне действительно нужен, просто выписала какими ключевыми аспектами, ценностями и навыками должен обладать человек, которого я ищу. И, о чудо! — довольно быстро нашла «своего» человека.

У нас с ассистентом на сегодняшний день отличный тандем. Работа выстроена таким образом, что мы планируем цели на неделю вперед и ежедневно сверяем задачи. Мой ассистент не только выполняет технические задания, но и разделяет мои человеческие ценности. Что больше всего меня радует в людях и мотивирует делиться своими знаниями и опытом – это стремление человека расти и развиваться.

Главные компоненты хорошего ассистента – требуемые вам профессиональные навыки и разделяемые вами общечеловеческие ценности.

Дарья Фащевских, эксперт по корпоративным и антикризисным коммуникациям

Я поняла, что мне необходим бизнес-ассистент, когда год назад начала активно развивать бизнес, а времени стало не хватать. Я оцифровала свою ежедневную деятельность: узнала, сколько времени у меня уходит на разные виды задач, и определила, какие хочу делегировать.

Бизнес-задачи, которые выполняет ассистент, делятся условно на три типа:

- требующие времени – это ведение календаря, ведение статусов по проектам, поиск различной информации, услуг и товаров, заказ доставок, и т.д.

- требующие дополнительных знаний – это вопросы, для решения которых нужно разобраться с какими-то техническими нюансами: например, выяснить у специалистов, как преодолеть сбой в работе ЭДО или как настроить работу с другой платформой или сервисом, настроить тариф в банке, и т.д.

- требующие контактов с другими людьми – когда нужно пообщаться с потенциальными исполнителями для какой-то задачи и собрать с них информацию.

Сфера моей деятельности – связи с общественностью, и в день я могу общаться с очень большим количеством партнеров, клиентов и журналистов. Хотя бы частичная минимизация количества контактов благодаря ассистенту и «режиму одного человека» очень помогает. Также ассистент может выступать специалистом на некоторых проектах, где не нужны глубокие знания по PR – например, рассылать письма, собирать базы данных, оформлять простые презентации.

При выборе ассистента я руководствовалась тем, что хочу поручить рутинные задачи. Они требуют от кандидата таких качеств как внимательность, ответственность, умение и желание доводить дело до конца. Также я учитывала специфику работы в PR-агентстве, поэтому важны были уровень коммуникации, клиентского сервиса и грамотность.

В текст вакансии я заложила тест на орфографические ошибки и написала, как нужно откликнуться на вакансию – это сразу отсеивало кандидатов, не обладавших достаточным уровнем внимательности и знания русского языка. При назначении собеседования и на самом интервью я оценивала, насколько человек вежлив, клиентоориентирован, доброжелателен, а также пунктуален. Релевантным кандидатам по итогам собеседования я предлагала пройти тест Адизеса, и если у кандидата был высокий показатель P – производительность, а также хороший А – администратор, то рассматривала кандидата дальше.

Эффективность работы ассистента я оцениваю в первую очередь по тому, сколько рабочих часов у меня высвободилось после его найма. Также важны скорость исполнения задач и то, что ассистент ничего не забывает – фиксирует, помнит о задачах сам и напоминает мне.

Каким должен быть хороший ассистент

Элина Редникова, профессиональный бизнес-коуч PCC ICF, эксперт в области допобразования детей и подростков

Когда у меня появилось понимание, что время, которое я хотела бы тратить на стратегические важные задачи и развитие бизнеса, съедает бесконечное множество административных или личных задач, я поняла, что пришло время нанимать ассистента.

Что я делегирую ассистенту? Все задачи, которые напрямую не влияют на прибыль моей компании: заказ билетов, бронирование отелей для деловых поездок, управление календарем, обработка почты, подготовка документов и отчетов, ведение базы необходимых контактов, поздравление партнеров с важными событиями, координация и коммуникация между моими проектами.

Основная задача бизнес-ассистента – экономия моего «мыслетоплива». Я не стараюсь что-то удержать в голове, замучить себя бесконечными напоминаниями, за все это отвечает ассистент. Также он отвечает за сбор и обработку информации, а мне приносит только выдержку из ключевых моментов. Недавно я просила посмотреть два часа обучения и выдать мне основные тезисы, это даже более классно, чем слушать.

Несколько основных критериев для кандидата: ответственность, пунктуальность, системность, высокий уровень эмоционального интеллекта. Важно понимать, что бизнес-ассистент – это ваш самый ближний круг, а мы все – среднестатистическое своего окружения. Поэтому дополнительные критерии для каждого руководителя будут уникальными.

Я бы никогда не наняла в свое ближайшее окружение сотрудника, который не умеет справляться с эмоциями и не умеет брать ответственность за свое состояние и уровень энергии на себя. Хороший бизнес-ассистент умеет мыслить категорией результата, а не процессов, поэтому часто ассистенты вырастают в руководителей и занимают уже другие роли в компании.

Результат работы ассистента – мое время на решение стратегических задач и спокойное состояние.

Как оценивать эффективность работы ассистента

Николай Моженков, партнер БКС и Совкомбанка, президент закрытого клуба Conclave Premium

Делать все самостоятельно – прямая дорога к стагнации. Времени и ресурсов, чтобы объять необъятное, все равно не хватит. Однако при этом нужно еще обладать способностями учителя – уметь обучать людей тому, что знаешь и умеешь сам, давать правильные инструменты, мотивировать. Бизнес-ассистент может выполнять любую работу, которой его научит руководитель. Сначала ему поручают самые базовые вещи, которые может выполнять каждый. Затем его пул задач увеличивается в зависимости от квалификации и обучения.

Ассистентов ищут на hh, с помощью собственного отдела подбора кадров, нанимают через аутсорс, рекомендации знакомых. На первом этапе подбора можно провести беседу и тестирование, которое раскроет качества человека, покажет, подходит он для выполнения определенных задач или нет. Если у ассистента функционал банальный – приносить кофе, организовывать встречи, отвечать на звонки – то важны такие качества, как ответственность, знание тайм-менеджмента. Если же речь идет о помощнике, от которого требуется творческий подход к решению вопросов, то нужна креативность, нестандартный взгляд на вещи и явления.

Лично я подбираю бизнес-ассистентов через серьезные рекомендации. Мне важно, чтобы человек прошел какое-то обучение, уже имел опыт работы, а, главное, желание заниматься своим делом дальше и учиться новому. Еще я рекомендую обращать внимание на то, приятен вам в общении человек или нет. Ведь работа ассистента предполагает, что он много времени будет проводить рядом с вами.

Эффективность работы всегда проверяется по рабочему листу. Необходимо устанавливать KPI, а затем вместе с ассистентом оценивать уровень выполненной работы. Постепенно можно увеличивать количество задач, глобализировать цели, устанавливая дополнительную мотивацию.

Считаю, оплата услуг бизнес-ассистента не должна быть фиксированной за час работы. Вознаграждение должно зависеть от выполненных вовремя задач, а также их количества. Например, на все ли звонки дан ответ, все ли отчеты сданы, соответствует ли внешний вид дресс-коду компании. Главное, правильно объяснить каждую задачу, поставить цель. В дальнейшем плоды работы уже не нужно будет тщательно перепроверять. У человека будет четкое понимание, куда он движется.

Вадим Палий, сооснователь и генеральный директор девелопера и управляющей компании «Материя»

Когда я понял, что операционная деятельность занимает большую часть моего времени и вытесняет работу над стратегически важными задачами, я принял решение найти бизнес-ассистента. Такие ситуации – явный сигнал к необходимости делегировать часть задач, в противном случае прогресс невозможен: мне пришлось бы без конца решать текущие задачи и оставаться на одном и том же уровне.

Приход в нашу команду ассистента позволил мне сконцентрироваться на стратегических задачах, развитии бизнеса и личных качеств, а не тратить время на рутинные задания. Бизнес-ассистент планирует мой рабочий график, ведет переписку и созвоны с партнерами, клиентами и подрядчиками. Он взял на себя контакты с прессой, работу с презентациями, сбор и анализ информации, поиск аутсорсеров под различные временные задачи. Также мой ассистент курирует команды и контролирует дисциплину в отделе.

Исходя из задач, которые я перечислил выше, мы искали человека, который умеет управлять временем, обладает коммуникационными навыками, имеет значительные организационные способности. Я также имел в виду, что компания будет расширяться, и круг задач моего ассистента тоже может вырасти. Чтобы смело наделять его в будущем большими полномочиями, мы оценивали также его фундаментальные навыки и особенности типа его личности.

Таким образом, наши кандидаты проходили тесты на эмоциональный интеллект, уровень мотивации и тип личности. В итоге мы остановились на кандидате, который показал профессионализм и инициативность, высокий уровень адаптивности. Кроме того, он сразу вызвал уважение и доверие. Так мы поняли, что этот человек – тот, кто нам нужен.

Оценка работы ассистента идет по конкретным задачам и проектам. Здесь важно все: сроки выполнения, качество, а также те предложения, которые вносились в процессе работы. Кроме того, я собираю мнение коллег и партнеров о моем ассистенте. Это важный показатель: он помогает посмотреть на человека непредвзято, с учетом нескольких точек зрения. И я вижу, что я верно оцениваю профессионализм моего ассистента и его вклад в мой бизнес.

Как ассистент и водитель помогают экономить время и силы

Кирилл Диденок, основатель коммуникационного агентства Didenok Team

Для того, чтобы разгрузить себя и оптимизировать время в режиме многозадачности я нанял:

- Ассистента. Вместе с ним мы планируем в календарь все активности на день/неделю/месяц. Это касается и рабочих задач или встреч, и семейных дел. Мне не приходится отвлекаться на какие-то бытовые вопросы, например, взял ли я костюм на завтрашнее мероприятие — мы заранее обсуждаем все моменты с ассистентом, и его задача проследить, чтобы костюм был подготовлен и находился в машине. Такие «мелочи» порой сильно отвлекают от работы и заставляют переживать и постоянно думать: «А не забыл ли я что-то?». Бизнес-ассистент закрывает эту «боль» предпринимателя, позволяя сконцентрировать внимание действительно на важных задачах.

- Водителя. Я обожаю водить машину, но когда я нахожусь за рулем буквально 1-2 часа, накапливается огромное количество сообщений, на которые необходимо реагировать. С водителем у меня есть возможность спокойно работать на пассажирском сидении. Кроме того, водитель помогает решать личные дела: отвезти детей куда необходимо, подготовить машину к поездке, забрать какие-то посылки и так далее. Это также экономит мое время. Не бойтесь делегировать!

Как подбирать ассистента на временные задачи

Юлия Василевская, собственник компании «Геометрия рекламы»

К услугам бизнес-ассистентов прибегаю в двух случаях – когда возникает необходимость выполнять больше задач за меньшее количество времени и когда уделять свое внимание каким-то задачам вообще нет желания или возможностей.

Для начала определяю список позиций, которые могу делегировать ассистенту. В него может войти все то, чем я не готова заниматься самостоятельно. Это может быть решение бытовых вопросов, вплоть до уборки помещений, учет рутинных ежедневных задач (поход к косметологу, на встречу с партнерами и клиентами), ведение документооборота.

Подходящего ассистента ищу, отталкиваясь от характера задач и формата работы. В первую очередь, нужно решить, как буду взаимодействовать с помощником – он справится онлайн или же задачи предполагают его физического присутствия. Важны сроки выполнения работы. Например, если часто задачи должны быть решены к завтрашнему утру, то ищу человека из региона с другим часовым поясом – с разницей в 4-5 часов. Но когда в функции ассистента входит напоминание мне о событиях и планах на день, значит, подойдет только житель моего региона.

Отталкиваясь от задач, определяю, какими качествами должен обладать ассистент. Если в делах не хватает системности, нужны напоминания о необходимости решить те или иные моменты, то подойдет человек системный, у которого все по полочкам. Если же в решении вопросов требуется креативность, ищу помощника с творческим, легким подходом и нестандартными взглядами.

Поскольку ассистент – это правая рука и даже глаза в некоторых сферах бизнеса и жизни, то ему стоит поручать только ту работу, которая для меня уже носит обкатанный характер. Я сама знаю ее нюансы, умею ее выполнять. Эффективность труда помощника оценивается непосредственно в процессе. Но вводить его в работу стоит правильно. Сначала необходимо написать регламент к выполнению каждой задачи и критерии, по которым буду оценивать эффективность. Чем четче поставлены задачи, тем легче мне самой получить положительный результат от ассистента.

Материал подготовлен с помощью сервиса «Лига экспертов» Executive.ru.