Материально ответственное лицо: понятие и обязанности - «Бизнес»

Юлия Иванова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Источник: Блог Кадровика

Трудовая деятельность подразумевает наличие у работников не только прав, но и обязанностей. Обязанности сотрудников на многих должностях связаны с несением матответственности, то есть работник становится материально ответственным лицом. Какие именно должности предусматривают матответственнось? Что входит в обязанности материально ответственного лица? Как его назначить? Ответим на эти и другие вопросы.

Материально ответственное лицо — это кто?

Вопросам материальной ответственности сотрудника перед работодателем посвящены ст. 232, 233, 238-250, 277 ТК РФ.

Материально ответственное лицо (МОЛ) — это сотрудник компании:

- с которым заключен договор полной индивидуальной или бригадной (коллективной) матответственности;

- который отвечает за вверенное ему имущество компании.

Если МОЛ виновен в порче или утрате имущества, он должен возместить работодателю ущерб (ч. 1 ст. 232 ТК РФ). Материально ответственное лицо отличает от другого работника объем ответственности. Так любой работник компании отвечает за ущерб, причиненный имуществу, частично в пределах средней за последние 12 месяцев зарплаты. В то время как обязательства МОЛ этим значением не ограничивается.

Кто может быть материально ответственным лицом

Во-первых, материально ответственным может быть только совершеннолетний работник. Во-вторых, исполнение должностных обязанностей невозможно без использования или обслуживания ценностей.

Если говорить о должностях, подпадающих под матответственность, это:

- руководство компаний: гендиректор (ст. 277 ТК РФ), заместители директора, главный бухгалтер (ч. 2 ст. 243 ТК РФ);

- работники, участвующие в обороте денег и товаров: кассиры, контролеры, продавцы, экспедиторы, инкассаторы, кладовщики, завхозы, и т. д.;

- лица, работа которых связана с депозитами, банковскими, дисконтными картами, экспертизой ценных бумаг и драгоценных металлов и т. д.;

- работники ферм;

- старшие медсестры, фармацевты, провизоры;

- заведующие лабораторий, библиотек;

- специалисты, работающие с ядерными, бактериологическими материалами, радиоактивными и химвеществами, оружием и боеприпасами.

Минтруд России Постановлением № 85 от 31.12.2002 утвердил полный перечень должностей, работа на которых подразумевает матответственность. Требовать заключение договора материальной ответственности с работником, трудоустроенным на должность, не входящую в этот перечень, работодатель не имеет права (Письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1).

Обязанности МОЛ

Помимо основных должностных обязанностей в работу матответственного входит:

- ведение учета закрепленного имущества;

- участие в приеме товара, перемещениях, ревизиях, инвентаризациях;

- своевременное и обоснованное списание предметов;

- обслуживание имущества;

- обеспечение сохранности ценностей (в т. ч. соблюдение условий хранения);

- предотвращение и недопущение риска их порчи или утраты.

МОЛ обязан уведомить руководителя о реальном и потенциальном риске для сохранности имущества, например, о поломке холодильного оборудования, о протечке крыши, или признаках того, что это может случиться.

Как назначить МОЛ

Назначение сотрудника материально ответственным означает подготовку и подписание одновременно нескольких документов. Но прежде удостоверьтесь, что должность работника есть в перечне Минтруда России.

Если, все верно, подготовьте:

1. Приказ о назначении. Оформите документ по принятому в компании образцу. В тексте пропишите данные назначаемого работника, дату, с которой действует договор, а также ссылку на соответствующую норму трудового законодательства.

2. Договор об индивидуальной или коллективной матответственности. Как правило, заключают такой договор в момент трудоустройства или при переводе на материально ответственную должность, или при появлении необходимости, если ранее ответственность не была закреплена. Исключение составляют руководители, их заместители и главные бухгалтеры. Матответственность этих работников закреплена трудовыми договорами.

В тексте договора зафиксируйте обязанности материально ответственного, срок заключения договора.

Подготовьте договор в двух экземплярах, один из которых будет храниться у работника, другой — в отделе кадров. В каждом необходимо поставить подпись руководителя и МОЛ, а также печать организации. Если назначаемый материально ответственным лицом работник заранее был уведомлен об обременении должности, а теперь отказывается подписать договор, к нему можно применить дисциплинарное взыскание и даже уволить (ст. 192 ТК РФ, абз. 1, 2 п. 36 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).

3. Должностная инструкция. Документ необязателен на законодательном уровне, но его наличии поможет избежать проблем. В должностной инструкции максимально подробно пропишите обязанности МОЛ с учетом особенностей компании, порядок организации работы на данном участке. Инструкция может состоять из разделов:

- Требования к квалификации (стаж, спецобразование, навыки).

- Нормативная база (законы, постановления, ведомственные приказы, ЛНА, регулирующие как деятельность матответственных лиц, так и работы с конкретными ценностями).

- Учетные формы (журналы, арматурные карточки, ведомости и т. д.).

- Правила эксплуатации и техника безопасности.

- Инструкции к действию при риске порчи или утраты.

Подготовьте документ также в двух экземплярах.

4. Передаточный акт на вверенное имущество. Готовят его в двух экземплярах. В нем указывают дату внутреннего перемещения имущества, передающую и принимающую стороны, перечень ценностей и их количество. Помимо сторон в акте расписываются и члены комиссии.

Какой ущерб МОЛ возмещает

МОЛ возмещает только прямой действительный ущерб (ч. 1 ст. 238 ТК РФ). В п. 15 Постановления Пленума Верховного Суда от 16.11.2006 № 52 к прямому действительному ущербу отнесены:

- количественное уменьшение имущества работодателя;

- ухудшение качественного состояния ценностей;

- необходимость для работодателя произвести расходы на приобретение имущества или на возмещение ущерба третьим лицам.

При этом на работодателе лежит обязанность доказать объем причиненного вреда (ч. 2 ст. 233 ТК РФ). Сделать это можно через сверку соответствия фактического наличия учетным данным, проще говоря, по итогам инвентаризации. А для привлечения к ответственности работника необходимо привести факты, подтверждающие его противоправные действия или бездействия (ч. 1 ст. 233 ТК РФ). Например, нахождение в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

Уволившийся материально ответственный сотрудник также несет ответственность, если ущерб был причинен им во время работы (ч. 3 ст. 232 ТК РФ). Увольнение МОЛ и перевод на не материально ответственную должность сопровождается проведением инвентаризации и передачи имущества на сохранение другому работнику.

Трудовое законодательство освобождает МОЛ от обязательств материального характера в случаях:

- форс-мажора;

- нормального хозяйственного риска (то есть со стороны работника были соблюдены и предприняты все необходимые меры, соответствующие современным знаниям и опыту, а цель достичь иначе было нельзя);

- крайней необходимости;

- необходимой обороны;

- нарушения работодателем условий хранения имущества.

Упущенную выгоду также нельзя взыскать с МОЛ (ч. 1 ст. 238 ТК РФ).

Подводим итоги

- Материально-ответственное лицо — работник, чья должность содержится в перечне Минтруда России, и с кем заключен договор матответственности.

- МОЛ обязан беречь доверенные ему ценности.

- Материально ответственный сотрудник отвечает за причиненный прямой действительный ущерб, но не несет ответственности за упущенную выгоду.