В России узаконили удалённое трудоустройство. Как будет работать новый порядок - «Бизнес»

Сотрудники теперь могут заключать трудовой договор удалённо и обмениваться документами с работодателем через цифровые платформы. Рассказываем, что меняет новый закон.

Что вы узнаете из статьи

- Изменения позволят находить работу дистанционно и проводить собеседования в онлайн-режиме.

- Решение о переходе на электронную документацию принимает работодатель. При этом работник может отказаться от электронного формата и продолжить получать документы на бумажном носителе.

- Для подписания документов понадобится электронная подпись, её получение оплатит работодатель.

- Цифровые документы — это удобно, но существует риск утечки данных и потери документов, считают юристы.

Что случилось

Президент России Владимир Путин подписал закон о внесении изменений в Трудовой кодекс. Закон вступил в силу со дня его публикации — 22 ноября 2021 года. Теперь в России трудовые договоры и иные документы могут быть электронными, подписывать их можно онлайн.

Зачем нужны электронные трудовые договоры

Электронный документооборот создаёт больше возможностей для удалённого трудоустройства и ускоряет подписание трудовых и иных договоров: соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор, отмечается в пояснительной записке к законопроекту.

Как компании будут переходить на электронный документооборот

Работодатель самостоятельно принимает решение о переходе на электронный документооборот, для этого издаёт приказ или иной локальный акт. В нём указывает сведения об информационной системе, где будет проводиться электронный документооборот, порядок доступа к ней, перечень электронных документов и категорий работников с доступом к таким документам.

Компания также устанавливает срок, в который уведомит работников о переходе на новую систему. Сотрудник должен дать письменное согласие на перевод его документов в цифровой вид. Если работник откажется, то будет по-прежнему получать документы на бумажном носителе.

Не требуется согласие от тех, кого примут на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на этот день не будет трудового стажа. Таких работников достаточно проинформировать о введении электронного документооборота, то есть возможности отказаться у них не будет.

Какие документы можно перевести в электронный вид

Цифровыми могут быть:

- трудовые договоры;

- договоры о материальной ответственности;

- ученические договоры;

- договоры на получение образования во время работы;

- заявления об увольнении;

- приказы о дисциплинарных взысканиях;

- документы об изменениях трудовых договоров.

Где будут храниться электронные документы

Компании будут хранить данные на Единой цифровой платформе «Работа в России» или в своих информационных системах. Сотрудник сможет получить доступ к документам через «Госуслуги». Расходы на создание информационной системы, а также создание и хранение электронных документов несёт работодатель.

Как работники будут подписывать цифровые документы

Для подписания цифровых документов работодателям и работникам понадобятся электронные подписи. Расходы на получение электронных подписей и их использование несёт работодатель. При этом работник может использовать электронную подпись, которую он ранее получил сам.

В зависимости от типа документа, который необходимо подписать, можно использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную подпись. Уточнить, какой тип подписи понадобится, можно у работодателя.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись означает, что договор подписал конкретный человек и с тех пор документ не менялся. Такие подписи можно генерировать внутри компании с помощью специальных бесплатных программ.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — наиболее защищённый вариант. Это информация о человеке или компании в виде файла, созданного специальной программой. Этот файл прикрепляется к документу, который необходимо подписать. Заверенный таким образом документ имеет такую же юридическую силу, как и документ, подписанный вручную. Выдают УКЭП специальные удостоверяющие центры, которые прошли сертификацию ФСБ и аккредитованы у Минкомсвязи. С помощью усиленной электронной подписи также можно заверить, например, договор купли-продажи квартиры при онлайн-сделке.

Почему минусов в электронном документообороте больше, чем плюсов

С одной стороны, электронный документооборот — это очень удобно, с другой стороны — минусов больше, чем плюсов, говорят юристы.

Основные преимущества электронного документооборота перечисляет партнёр и руководитель практики FinTech O2 Consulting Дарья Носова:

➕ увеличение скорости взаимодействия с работодателем;

➕ отсутствие необходимости ехать в офис для подписания большинства документов;

➕ возможность дистанционно и оперативно получать доступ к документам;

➕ повышение прозрачности обмена документами и их подписания.

В целом новая система подразумевает достаточно надёжные механизмы для обеспечения юридической действительности электронных документов, заключает Дарья Носова. При этом есть минусы, связанные с сохранностью данных. Главные недостатки цифровизации как для сотрудников, так и для работодателей перечисляет вице-президент, руководитель юридического департамента «Альфа-Информ» Юлия Пономарёва:

➖ необходимость непрерывной технической поддержки электронного кадрового документооборота: любой сбой приведёт к тому, что сведения восстановить невозможно, ведь в бумажном виде документов нет;

➖ риски потери данных, несанкционированного использования данных третьими лицами, ошибок программного обеспечения при передаче или обработке информации;

➖ низкая компьютерная грамотность некоторых работников и недоверие к электронным документам;

➖ высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи на каждого сотрудника;

➖ отсутствие нормативного регулирования использования электронной подписи в кадровом делопроизводстве;

➖ отсутствие готового программного обеспечения для автоматизации кадрового документооборота.

Как минимизировать риск утечки данных и потери электронных документов

Чтобы минимизировать риски утечки данных, необходимо сразу при заключении трудового договора и ознакомлении с локальными актами работодателя в письменном виде оговаривать способы идентификации личности, а также способы обмена документами в электронном виде и меры ответственности за нарушение указанных соглашений, советует член Генерального Совета «Деловой России», вице-президент Ассоциации юристов по регистрации, ликвидации, банкротству и судебному представительству Владимир Кузнецов. «Способ передачи информации и получения подтверждения от сотрудника можно определить во внутренних документах, в трудовом договоре или соглашении к нему. Внимательно читайте, что подписываете, устраиваясь на работу», — добавляет юрист.

Кроме того, работодатель может продолжать дублировать документы на бумаге, а сотрудник вправе потребовать копии электронных документов на бумажных носителях. Их компания должна предоставить бесплатно в течение трёх дней, добавляет Дарья Носова со ссылкой на статью 22.3 Трудового кодекса.